Afin de vous montrer la diversité des possibilités offertes par notre service, voici un cas d’usage d’optimisation pour améliorer l’organisation des ressources humaines d’une entreprise.

L’optimisation de trajets, ce n’est pas que pour la logistique

Lorsqu’on évoque la problématique d’optimisation d’itinéraires, on pense souvent à la personne qui va conduire son véhicule et gagner du temps. Mais plus généralement, c’est l’entreprise toute entière qui tire partie de notre service, car elle économise du temps de travail qui peut être mis à profit en augmentant la productivité, ou bien en accomplissant d’autres tâches.

Pour être exploitée pleinement, l’optimisation d’itinéraires devrait faire partie intégrante des processus de l’entreprise à différents niveaux : logistique, commercial et ressources humaines. C’est ce dernier point qui est l’objet de cette page.

Un cas RH : l’établissement de notes de frais

Imaginons le cas de figure suivant : une entreprise Répar2000 dépêche sur site des techniciens de maintenance à la demande de ses clients, pour s’occuper d’un équipement défaillant. Les clients étant distribués sur tout le territoire, il y a un technicien privilégié par région ou par département, afin de limiter les déplacements. Deux cas de figure : le technicien peut être salarié (ressource interne à l’entreprise) ou bien il peut être sous-traitant ou freelance (une ressource externe à l’entreprise).

Cas de figure : itinérants internes à l’entreprise

Dans ce cas de figure, l’entreprise Répar2000 a fortement intérêt à minimiser le temps de trajet afin d’augmenter la productivité du technicien, c’est à dire effectuer un maximum d’interventions par jour. De son côté, le technicien peut se concentrer sur son travail car les préoccupations liées au transport par la route sont gérées pour lui, il est apprécié à sa juste valeur (réparer et non conduire). On appréciera également l’économie de carburant.

Si le technicien itinérant a utilisé son véhicule, les notes de frais associées seront réduites grâce à l’optimisation d’itinéraires. L’entreprise Répar2000 peut ainsi économiser sur ce poste de dépenses. Si le technicien itinérant utilise un véhicule de service, on remarque que son usure sera ralentie pour une meilleure longévité, et un meilleur amortissement du coût d’achat dans le temps.

Cas de figure : itinérants externes à l’entreprise

Là, les relations B2B entre Répar2000 et ses sous-traitants itinérants sont différentes. Imaginons que la rémunération est fixée par mission réalisée, Répar2000 pourrait envisager de se désintéresser de l’itinéraire suivi par ses techniciens partenaires, ou bien de les laisser se débrouiller avec cette problématique. Ce serait accepter alors de sous-utiliser les sous-traitants et de faire avec. Dans certains cas de figure, cela sera pénalisant en cas de pic de charge, car il peut être difficile de trouver des entreprises ou des personnes dignes de confiance dans ces situations exceptionnelles.

Imaginons maintenant qu’une indemnité kilométrique est versée au sous-traitant itinérant en plus du coût de maintenance réellement effectuée. L’optimisation d’itinéraire permettra de réduire ce poste de dépense, tout comme les notes de frais. Le sous-traitant est alors libre de ses actions : soit il respecte l’itinéraire pré-calculé par Répar2000, soit il ne le respecte pas mais touchera son indemnité à hauteur d’un itinéraire optimisé.

Comment Open Street intervient

L’entreprise Répar2000 pourra ouvrir un compte client à cette page. En cas d’utilisation fréquente ou particulière, un forfait sur-mesure peut être mis en place en nous contactant. L’application web que nous proposons n’est pas forcément adaptée, car elle ne permet pas d’automatiser le processus de calcul de notes de frais. Un développement personnalisé peut être très utile, afin que nos serveurs informatiques communiquent avec vos logiciels de gestion (ou même Excel) et traitent les calculs de notes de frais kilométriques automatiquement, selon vos souhaits. Il vous suffira de récolter les résultats qui peuvent être envoyés par email, ou déposés dans un dossier spécial dans le format voulu.

Conclusion

Nous avons ici illustré un cas d’usage qui sort du traditionnel service logistique des entreprises, pour s’intéresser à une vision plus comptable. A tous les niveaux, il est intéressant financièrement d’utiliser un service d’optimisation d’itinéraire. On prendra tout simplement garde à faire coïncider l’itinéraire suivi avec l’itinéraire optimisé qui sert de base de calcul. Pour étendre la réflexion aux autres notes de frais non-kilométriques, vous pouvez trouver des pistes de réflexion sur cet article de l’Usine Nouvelle.